LEMBAR PERSETUJUAN
1.
Nama : LINDA
2.
Nomor Induk : 464-09.11
3.
Jurusan : ADMINISTRASI BISNIS
4.
Program
Study : PENDIDIKAN KOMPUTER 1 TAHUN
5.
Judul : PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KAPUAS
Disetujui oleh :
Dosen pembimbing
ANTON
HUTABARAT, ST
Tanggal disetujui :
Agustus 2012
Mengetahui,
YAYASAN ABDI BANGSA KEPALA DINAS PEKERJAAN
UMUM
PUSAT
PENDIDIKAN & KURSUS “LPP” KABUPATEN
KAPUAS
KUALA
KAPUAS
Direktur,
DEVI
ARIANTY, SH Ir.
AMRY BAHARUDDIN
NIP.
19550919 198903 1 004
YAYASAN ABDI BANGSA
PUSAT PENDIDIKAN & KURSUS “LPP”
KUALA KAPUAS
Ijin :
Bupati Kapuas, No : 849/211/KESRA, Kanwil Tenaga Kerja & Sosial
Propinsi
Kalimantan Tengah, No : B.718/W.143//K.3/L-1/1993, Kanwil Depdiknas Propinsi
Kalimantan Tengah, No : 125/KPTS/1995 dan No : 126/KPTS/1995.
BERITA ACARA SEMINAR KERJA PRAKTEK
1. Hari/ Tanggal : Rabu, 29 Agustus 2012
2. Jam : 09.30-10.15 WIB
3. Tempat : Kampus “LPP” Kuala Kapuas
4. Nama : LINDA
5. Nomor Induk : 464-09.11
6. Jurusan : Administrasi Bisnis
7.
Judul : PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PADA DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KAPUAS
DIUJI
DENGAN HASIL :
-
LULUS
dengan nilai (A/B/C/D) dengan predikat (CUKUP/ MEMUASKAN)*
- TIDAK LULUS dan harus mengulang pada periode
berikutnya.
DOSEN PENGUJI PERIODE
XII TAHUN 2012
|
No.
|
Nama
|
Jabatan
|
Tanda
Tangan
|
|
1.
2.
|
RUSHAN NOOR, S.Kom
H. ZULFIQAR ALY AKBAR, SE. MM
|
Dosen I
Dosen II
|
|
YAYASAN ABDI BANGSA
PUSAT PENDIDIKAN DAN KURSUS “LPP”
KUALA KAPUAS
DIREKTUR,
DEVI ARIANTY, SH
*) Coret yang
tidak perlu
YAYASAN ABDI BANGSA
PUSAT PENDIDIKAN & KURSUS “LPP”
KUALA KAPUAS
Ijin :
Bupati Kapuas, No : 849/211/KESRA, Kanwil Tenaga Kerja & Sosial
Propinsi
Kalimantan Tengah, No : B.718/W.143//K.3/L-1/1993, Kanwil Depdiknas Propinsi
Kalimantan Tengah, No : 125/KPTS/1995 dan No : 126/KPTS/1995.
LEMBAR PERSEMBAHAN
Pada
kesempatan kali ini, penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada
pihak-pihak yang telah banyak membantu penulis selama pembuatan tugas akhir D1
Jurusan Administrasi Bisnis Program Pendidikan Komputer 1 Tahun di Yayasan Abdi
Bangsa Pusat Pendidikan & Kursus LPP Kuala Kapuas tahun 2011/2012. Tugas
akhir yang berjudul PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS
PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KAPUAS, penulis persembahkan untuk orang-orang yang
telah banyak ikut berpartisipasi dan membantu penulis, antara lain :
1.
Kedua orang tua
tercinta yang telah lama mendukung penulis baik secara moril (dukungan dan
semangat) maupun secara material (uang, segala fasilitas pendukung) selama menuntut
ilmu sekitar 13 tahun ini, terutama saat menuntut ilmu di perkuliahan ini.
2.
Bapak ANTON HUTABARAT,
S.T selaku dosen pembimbing dan seluruh dosen pengajar beserta seluruh staf
“LPP”, yang telah banyak memberikan ilmu pengetahuannya dan memberikan dukungan
kepada penulis selama pembuatan karya tulis ini.
3.
Bapak Ir. AMRY
BAHARUDDIN selaku Kepala Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas, yang telah
memberikan izin kepada penulis untuk mengikuti kegiatan magang di Dinas
Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas selama 2 bulan ini.
4.
Seluruh staf pegawai
Dinas Pekerjaan Uum kabupaten Kapuas, yang telah memberikan banyak pelajaran
dan pengalaman kerja yang diajarkan di tempat magang selama 2 bulan ini, serta
ikut berperan serta dalam pembuatan karya tulis ini.
5.
Seluruh mahasiswa “LPP”
tahun 2012, yang telah menjadi rekan baik dalam setiap kegiatan perkuliahan
selama 1 tahun ini.
|
MOTTO
|
|
Orang-orang
hebat di bidang apapun bukan baru bekerja karena mereka terinspirasi. Namun
mereka menjadi terinspirasi karena mereka lebih suka bekerja. Mereka tidak
menyia-nyiakan waktu untuk menunggu inspirasi
( Ernest Newman )
|
RIWAYAT HIDUP PENULIS
1.
Nama Lengkap : LINDA
2.
Alamat Rumah : Murung
Keramat RT. 3
3.
Tempat/ Tanggal Lahir : Murung Keramat,
22 Juni 1991
4.
Kebangsaan : Indonesia
5.
Agama :
Islam
6.
Jenis Kelamin :
Perempuan
7.
Anak Ke : 3
(tiga) dari 3 (tiga)
bersaudara
8.
Status : Mahasiswa “LPP” Kuala
Kapuas
9.
NIM : 464-09.11
10. Pendidikan : - Tk. Asiyiyiyah
-
SDN.
Murung Keramat
-
MTs.
Islamiyah Kuala Kapuas
-
MAN
Selat Tengah Kuala
Kapuas
11.
Nama Orang Tua
a.
Ayah : H.
Supriadi
b.
Ibu : Hj.
Rusita
KATA
PENGANTAR
Alhamdulillah
segala puja dan puji syukur kepada Allah SWT., yang telah melimpahkan rahmat,
taufiq, dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan karya tulis ini
dengan baik dan sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Shalawat serta salam
tak lupa pula diberikan kepada junjungan Nabi besar, Muhammad SAW., beserta
sahabat, kerabat, dan pengikut beliau hingga akhir zaman.
Karya tulis yang
berjudul “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Kapuas”, bertujuan sebagai salah satu tugas akhir dalam menyelesaikan
perkuliahan D1, Jurusan Administrasi Bisnis pada Lembaga Pusat Pedidikan dan
Kursus “LPP”. Karya tulis ini disajikan berdasarkan hasil pengamatan dari
tempat kerja praktek (magang) di Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas, sehingga
hasil dari karya tulis ini lebih sesuai dengan realita yang ada, walaupun masih
banyak kekurangan dalam penulisannya. Namun penulis juga membandingkan antara
pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh sewaktu kuliah dengan kenyataan di
lingkungan kerja.
Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada dosen Anton Hutabarat,
S.T yang telah membimbing penulis agar dapat membuat dan menyelesaikan karya
tulis ini dengan sebaik-baiknya.
Penulis juga menyadari
bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan karya tulis ini. Sehingga penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari semua pihak agar lebih baik
lagi kedepannya.
Semoga karya tulis
ini dapat menambah wawasan kepada para pembaca dan bermanfa’at bagi pihak-pihak
yang membutuhkannya.
Kuala Kapuas, Agustus
2012
Penulis
DAFTAR ISI
SAMPUL DALAM ............................................................................................ ........ i
SURAT PERNYATAAN ...................................................................................... ....... ii
LEMBAR PERSETUJUAN
................................................................................ ...... iii
BERITA ACARA
SEMINAR KERJA PRAKTEK
........................................... ...... iv
LEMBAR PERSEMBAHAN/
MOTTO ............................................................ ....... v
RIWAYAT
HIDUP PENULIS ......................................................................... .... viii
KATA PENGANTAR
......................................................................................... ...... ix
DAFTAR ISI ....................................................................................................... ...... xi
BAB I PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
........................................................................... ....... 1
1.2. Maksud dan
Tujuan ................................................................. ....... 2
1.3. Waktu dan
Tempat ................................................................... ....... 2
1.4. Permasalahan .............................................................................. ....... 3
BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT
KERJA PRAKTEK (MAGANG) KANTOR DINAS PERKEJAAN UMUM KABUPATEN KAPUAS
2.1. Sejarah
Singkat Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas... ....... 4
2.2. Visi dan
Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas ....... ....... 4
2.3. Keadaan Pegawai
....................................................................... ....... 6
2.4. Struktur Organisasi
................................................................... ....... 6
BAB III KEGIATAN
3.1. Laporan Kegiatan
Kerja Praktek (Magang)
........................... ....... 8
BAB IV PEMBAHASAN
4.1. Pengertian Pengelolaan
Surat ................................................... ....... 9
4.2. Prosedur dalam
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar ... ..... 10
4.3. Fasilitas
Pendukung dalam Pengelolaan Surat Masuk dan
Surat Keluar ................................................................................ ..... 17
BAB V PENUTUP
5.1. Kesimpulan ................................................................................. ..... 19
5.2. Saran ........................................................................................... ..... 20
DAFTAR PUSTAKA
......................................................................................... .........
LAMPIRAN – LAMPIRAN ................................................................................ .........
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Setiap
perusahaan atau instansi pemerintah dan swasta pasti memiliki proses atau
prosedur pengelolaan suratnya sendiri-sendiri yang di kelola oleh pihak bagian
tata usahanya. Namun selama ini pengelolaan surat masih di anggap remeh dan
mudah bagi sebahagian orang-orang. Padahal dalam kenyataannya sendiri,
pelaksanaan pengelolaan surat juga memerlukan ketelitian yang banyak sama
halnya dengan urusan kantor lainnya. Bahkan keterampilan pun sangat dibutuhkan
dalam memilah-milah segala surat yang ada, agar tidak ada surat yang salah
untuk digolongkan sesuai dengan kategorinya.
Dalam pengelolaan surat, sangat dibutuhkan
beberapa pegawai yang secara khusus menangani tentang urusan surat, baik dalam
hal surat masuk, dan surat keluar.
Sehingga, sangat diperlukan pegawai yang benar-benar mengerti dan
memahami akan segala tugas dalam mengelola segala surat kedinasan. Bahkan, akan
lebih baik lagi bila pegawai pengelolaan surat berasal dari latar pendidikan
yang mempelajari tentang administrasi persuratan. Karena mereka di anggap lebih
mampu serta lebih memahami segala persoalan dalam bidang surat-menyurat.
Sebuah
surat, baik itu surat masuk dan surat keluar pasti memiliki manfaat dan
pengaruh yang besar bagi sebuah perusahaan atau instansi. Hal inilah yang
menjadikan surat menjadi suatu aspek yang sangat penting keberadaannya dalam
suatu perusahaan atau instansi. Oleh karena itu, surat harus di kelola dengan
baik dan benar. Artinya dalam pengelolaan surat yang akan dilakukan tersebut,
harus dapat disajikan secara cepat, tepat dan lengkap, dengan tujuan untuk
mendukung kelancaran kegiatan sehari-hari dalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintah maupun swasta.
Seperti halnya pada suatu instansi pemerintah,
Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas juga sangat memerlukan pengelolaan surat
yang baik dan benar guna kelancaran kegiatan dengan instansi pemerintah lain,
apalagi Dinas Pekerjaan Umum tugasnya melayani masyarakat.
1.2. MAKSUD
DAN TUJUAN
Adapun
maksud dan tujuan dari penulisan karya tulis ini antara lain :
1.2.1. Untuk memenuhi dan melengkapi persyaratan kelulusan perkuliahan D1 pada
Jurusan Administrasi Bisnis Program Pendidikan Komputer 1 Tahun di Yayasan Abdi
Bangsa Pusat Pendidikan & Kursus “LPP” Kuala Kapuas tahun ajaran 2011/
2012.
1.2.2. Memberikan dan menambah pengalaman baru tentang dunia kerja praktek
(magang) langsung di lapangan.
1.2.3. Memberikan pemahaman tentang penanganan administrasi persuratan bagian
tata usaha, terutama tentang pengelolaan surat masuk, dan surat keluar pada
Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas.
1.3. WAKTU
DAN TEMPAT
Waktu kegiatan kerja praktek (magang) ini
berlangsung selama 2 bulan, di mulai dari tanggal 28 Mei sampai dengan 28 Juli
2012. Kegiatan ini di mulai dari jam 07.00 WIB sampai dengan 13.15 WIB.
Kegiatan ini bertempat di Kantor Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas, yang
beralamatkan di Jalan Tambun Bungai No. 29 Kuala Kapuas, Kalimantan Tengah,
Telp. ( (0513) 21319- 22287-
21481. Fax (0513) 22287- 22002.
1.4. PERMASALAHAN
Permasalahan
yang di angkat dalam karya tulis ini ialah bagaimana mengoptimalkan pengelolaan
surat, khususnya pada surat masuk dan surat keluar di Dinas Pekerjaan Umum
Kabupaten Kapuas.
BAB II
GAMBARAN UMUM TEMPAT KERJA PRAKTEK (MAGANG)
2.1.
SEJARAH
SINGKAT DINAS PEKERJAAN UMUM KABUPATEN KAPUAS
Pemerintah Kabupaten Kapuas telah membangun sebuah
instansi pemerintah yang khusus bergerak di dalam bidang pelayanan masyarakat
sejak tahun 1985. Instansi ini diberi nama Dinas Pekerjaan Umum atau yang
dikenal dengan nama Dinas PU. Dinas Pekerjaan Umum ini di bangun kembali pada
tahun 2010, karena faktor bangunan lama terbakar.
Dinas Pekerjaan Umum adalah instansi yang cukup
terkenal di pemerintahan, dikarenakan semua keputusan dalam hal pembangunan di
daerah kabupaten Kapuas baik itu seperti jembatan, jalan, gedung, dan
pembangunan lain-lainnya haruslah meminta persetujuan dari Dinas Pekerjaan Umum
kabupaten Kapuas.
Dinas Pekerjaan Umum mempunyai tugas pokok yaitu
melaksanakan urusan pemerintah daerah berdasarkan asas ekonomi dan tugas di
bina marga, cipta karya, pengairan dan lain-lainnya secara terpadu bersama
instansi terkait sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Dinas
Pekerjaan Umum ini diharapkan mampu meningkatkan kesejahteraan masyarakat
khususnya di kabupaten Kapuas, sesuai dengan tujuan dari didirikannya Dinas
Pekerjaan Umum.
2.2.
VISI
DAN MISI DINAS PEKERJAAN
UMUM KABUPATEN KAPUAS
2.2.1.
Visi
Visi berkaitan dengan pandangan ke depan menyangkut
ke mana Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas harus dibawa dan diarahkan agar
dapat berkarya secara konsisten dan tetap eksis, antisipatif, inovatif serta
produktif.
Visi adalah merupakan gambaran menantang masa depan
yang berisikan cita dan citra yang ingin diwujudkan Dinas Pekerjaan Umum
kabupaten Kapuas.
Visi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas :
Terwujudnya
prasarana fisik yang berkualitas, terpadu dan berwawasan Lingkungan.
2.2.2.
Misi
Misi adalah suatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh Dinas
Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas, sebagai penjabaran Visi yang telah ditetapkan.
Dengan pernyataan misi, diharapkan seluruh pegawai dan instansi lain dapat
mengenal instansi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas dan mengetahui peran
dan program-programnya serta hasil yang diharapkan di masa mendatang.
Misi Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas yaitu :
Ø Mewujudkan prasarana kota Kuala Kapuas menuju kota
AMANAH (Aman, Maju, Mandiri, Sejahtera dan Tangguh).
Ø Mewujudkan prasaranan transportasi yang terintegrasi,
mantap, akomodatif dan strategis.
Ø Mewujudkan
sarana pengairan yang mantap dan terpadu.
Ø Menciptakan lingkungan pemukiman perkotaan dan
pedesaan yang akomodatif dan artistik.
Ø Meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM) dan
fasilitas penunjang.
2.3.
KEADAAN PEGAWAI
Keberhasilan pelaksanaaan semua tugas tidak
terlepas dari keterampilan dan sistem yang baik. Perubahan struktur dan susunan
kepegawaian juga ikut berpengaruh seiring dinamika kepegawaian seperti kenaikan
jabatan, mutasi, pensiun dan lain-lain.
Sebagai instansi pemerintah yang bergerak di bidang
jasa, Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas sangat memerlukan pegawai-pegawai
dengan latar belakang pendidikan yang bagus. Namun tidak menutup kemungkinan
juga bagi Dinas Pekerjaan Umum, untuk menerima pegawai dengan latar belakang
biasa tetapi memiliki keterampilan dalam menangani masyarakat.
Jumlah pegawai pada Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten
Kapuas berjumlah sekitar 296, itu belum termasuk tenaga honorer dan 4 satpam.
Dalam Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas terdapat 1 orang yang menjadi
Kepala Instansi dan sebagian lainnya ditempatkan di bidang-bidang lain seperti
Perencanaan, Keuangan, Tata Usaha, Bina marga, Cipta Karya, Pengairan, serta
Pertamanan dan Kebersihan.
2.4.
STRUKTUR
ORGANISASI
Berikut ini bagan tentang struktur organisasi pada
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas berdasarkan Peraturan Daerah No. 4 Tahun
2008
|
KEPALA DINAS PU KAB. KAPUAS
Ir. AMRY BAHARUDDIN
PEMBINA UTAMA MUDA Tk. I (GOL.
IV/c)
NIP. 19550919 198903 1 904
|
|
KELOMPOK JABATAN
FUNGSIONAL
|
|
KASI
PEMBANGUNAN
RUSLAN
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19601210 198508 1 004
|
|
KASI
PEMELIHARAAN & BINA MANFAAT
NONO, S.ST
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19660922 199303 1 006
|
|
KASI
PERENCANAAN TEKNIS
SINUNG RAHAYU, ST
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19640811 199311 2 001
|
|
KASI
KEBERSIHAN
SANDOKAN PANDIANGAN, ST, MT
PENATA
(GOL.III/c)
NIP.
19700123 199803 1 005
|
|
KASI
PERENCANAAN TEKNIS
RASIDI, ST
PENATA
(GOL.III/c)
NIP.
19581114 198503 1 011
|
|
KASI
PEMEL. JALAN & JEMBATAN
SATRIADI, ST, MT
PENATA
(GOL.III/c)
NIP.
19700926 199703 1 011
|
|
BID.
PENGAIRAN
AMBU JAYA UGANG, BE
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19561201 197903 1 012
|
|
KASI
PERENCANAAN TEKNIS & LAB
ASTATI NOVIANTI, ST, MT
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19721115 200003 2 005
|
|
KASUB.BAG.
KEUANGAN
MISRAWATI, SE
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19701015 200003 2 005
|
|
KASUB.BAG.
PERENCANAAN
AHMAD ISNAENI, ST, MT
PENATA
MUDA Tk.I (GOL.III/b)
NIP.
19741104 200604 1 010
|
|
SEKRETARIS
Drs. ABDUL HALIM
PEMBINA
Tk. I (GOL.IV/b)
NIP.
19620909 198803 1 012
|
|
KASUB.BAG.
TATA USAHA
LINGGARSON, S.Sos. M.AP
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19611101 198503 1 009
|
|
KASI
PEMBANGUNAN & TATA RUANG
HARGATIN, ST
PENATA
MUDA Tk.I (GOL.III/b)
NIP.
19690529 199803 1 005
|
|
BID.
CIPTA KARYA
PAULUS KARYA MANGINTE, ST, MT
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19690918 199803 1 005
|
|
KASI
PERM. & PENYEHATAN LINGK.
MARIA SUZANA .N, ST, MT
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19711223 199903 2 005
|
|
KASI
PEMB. & PENINGK. JALAN
MARGUS SUKAH, ST, MT
PENATA
Tk.I (GOL.III/d)
NIP.
19660806 1999703 1 002
|
|
BID.
BINA MARGA
IBERAHIM, ST
PEMBINA
(GOL.IV/a)
NIP.
19590504 198303 1 018
|
|
KASI
PERTAMAN
SULIS WIYONO, M.Eng
PENATA
(GOL.III/c)
NIP.
19700322 199803 1 002
|
|
BID.
PERTAMANAN & KEBERSIHAN
Plt. Drs. ABDUL HALIM
PEMBINA
Tk.I (GOL.IV/b)
NIP.
19620909 198803 1 012
|
|
KASI
PERENCANAAAN TEKNIS
MAULADIN, S.ST
PENATA
MUDA Tk.I (GOL.III/b)
NIP.
19590509 199803 1 001
|
BAB III
KEGIATAN
3.1. LAPORAN
KEGIATAN PRAKTEK KERJA
( MAGANG ) DI KANTOR
DINAS
PEKERJAAN UMUM KABUPATEN
KAPUAS
Selama melaksanakan kerja praktek (magang) di
kantor Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas, penulis melakukan aktivitas
antara lain yakni :
3.1.1.
Pengarahan dari kepala
Tata Usaha, tentang dimana penulis akan ditempatkan dan apa saja tugas dari
penulis.
3.1.2.
Berkenalan dengan para
pegawai yang ada di Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas.
3.1.3.
Menerima segala surat
masuk, dan surat keluar.
3.1.4.
Menyortir surat masuk.
3.1.5.
Mengantarkan surat
masuk.
3.1.6.
Mengisi buku agenda,
baik itu surat masuk, dan surat keluar.
3.1.7.
Mendisposisikan surat.
3.1.8. Mengetik surat keluar.
Selain kegiatan tersebut, penulis juga melakukan
kegiatan seperti memcopy dokumen ataupun surat, memberi cap stempel dan
perangko. Selain itu, penulis juga ikut melakukan rutinitas mengikuti apel pagi
dan siang, serta senam pagi setiap hari jum’at.
Selama
praktek kerja (magang) ini, penulis tidak lepas dari kesalahan yang kemudian
mendapatkan pengarahan dan bimbingan. Dan dari semua itu, penulis mendapatkan
banyak pelajaran berharga selama kerja praktek (magang) yang nantinya akan
sangat bermanfaat untuk masa datang saat melakukan kerja nyata.
BAB IV
PEMBAHASAN
4.1. PENGERTIAN PENGELOLAAN
SURAT
Dalam bagian tata usaha, baik dalam instansi
pemerintahan maupun perusahaan, tentu tidak asing dengan kata pengelolan surat.
Pengelolaan dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia
ialah proses, cara, perbuatan mengelola; proses melakukan kegiatan tertentu dengan
menggerakkan tenaga orang lain; proses yang membantu merumuskan kebijaksanaan
dan tujuan organisasi; proses yang memberikan pengawasan pada semua hal yang
terlibat dalam pelaksanaan kebijaksanaan dan pencapaian tujuan. Pengelolaan
juga dapat diartikan sebagai suatu rangkaian pekerjaan atau usaha yang
dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam
mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan pengertian surat adalah suatu sarana komunikasi
untuk menyampaikan informasi, yang dibuat atau diterima oleh petugas unit
dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang bersangkutan.
Jadi
pengelolaan surat adalah suatu rangkaian pekerjaan yang berhubungan dengan
penyampaian suatu informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lainnya,
dilakukan oleh sekelompok orang untuk melakukan serangkaian kerja dalam
mencapai tujuan tertentu.
Surat itu sendiri memiliki fungsi sebagai berikut :
4.1.1. Wakil dari pengiriman atau penulisan.
4.1.2. Bahan pembuktian.
4.1.3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4.1.4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
4.1.5. Bahan pengingat. Surat akan mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau
aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakan untuk melakukan kegiatan
selanjutnya baginya.
4.2. PROSEDUR DALAM PENGELOLAAN SURAT
MASUK DAN
SURAT
KELUAR
Dalam
suatu instansi pemerintah, sangat diperlukan pengelolaan surat yang baik dan
benar, di mulai dari kop surat sampai dengan kepada siapa surat itu dikirim
atau dari instansi mana surat itu berasal, yang kemudian dilakukan pencatatan
dalam buku agenda, yang pada akhirnya dilaporkan pada pimpinan yang
bersangkutan.
Dalam
Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas, khususnya di bagian tata usaha, sistem
pengelolaan suratnya sudah baik namun perlu ditingkatkan lagi, terutama dalam
ketelitian pembuatan surat. Jangan sampai karena kurangnya ketelitian pegawai
bagian tata usaha dalam pembuatan surat, ada surat yang tidak memiliki tanggal
bahkan bulan pengiriman. Selain itu kejelasan isi surat sangat diperlukan.
Jangan sampai surat yang akan dikirimkan itu memiliki kata-kata yang
berbelit-belit yang membuat pembaca surat sulit memahami isi surat tersebut
atau pun menggunakan bahasa daerah yang mempersulit pembaca surat yang berasal dari
daerah lain.
4.2.1. Pengelolaan Surat Masuk
Surat-surat
masuk adalah semua surat dinas yang diterima oleh suatu instansi instansi
pemerintah. Untuk memudahkan pengawasan dan pengendalian, penerimaan,
pengelolaan surat masuk dipusatkan di bagian tata usaha atau sekretariat
pimpinan. Oleh karena itu, jika seorang PNS, dari bagian mana pun, menerima
surat masuk dari instansi luar maka langkah pertama yang harus dilakukan adalah
menyerahkan surat masuk itu pada bagian tata usaha atau sekretariat.
Setelah
surat-surat itu diterima oleh bagian penerimaan surat, selanjutnya surat itu
diadakan pengolahan yaitu sebagai berikut :
4.2.1.1. Penyortiran surat
Langkah yang pertama-tama dilakukan oleh bagian penerimaan surat adalah
memilah-milahkan atau menyortir surat.
4.2.1.2. Pembukaan sampul
Setelah surat-surat tersebut dilakukan pemilahan, selanjutnya dilakukan
pembukaan sampul dengan teliti, kecuali surat-surat rahasia dan surat-surat
pribadi.
4.2.1.3. Mengeluarkan Surat dari Sampul
Langkah berikutnya yaitu mengeluarkan surat-surat dari masing-masing
sampulnya yang telah di buka. Mengeluarkan surat dari sampulnya harus dilakukan
dengan hati-hati jangan sampai surat itu terkoyak atau robek karena ada
kemungkinan surat itu masih menyangkut pada sampulnya.
4.2.1.4. Pembacaan Surat
Surat-surat yang telah dikeluarkan dari sampulnya,
kemudian di baca dan di teliti seperti :
4.2.1.4.1. Apakah surat tersebut ada alamat di dalamnya atau tidak. Apabila ada
alamat di dalamnya, maka sampul surat dapat dipisahkan. Namun bila tidak ada
alamat di dalamnya, maka sampul surat harus dilekatkan kepada surat
tersebut.dengan menggunakan stapler.
4.2.1.4.2. Apakah surat-surat tersebut ditujukan kepada pimpinan atau langsung
kepada pejabat atau unit yang menangani masalahnya. Hal ini agar surat dapat
langsung ditujukan secara tepat dan cepat.
4.2.1.4.3. Apakah surat-surat tersebut ada lampirannya atau tidak. Bila ada, agar
dicocokkan dengan keterangannya dan bila lampirannya tidak sesuai, agar dicatat
lampirannya tidak sama.
4.2.1.4.4. Apakah surat tersebut terdiri dari satu lembar atau lebih dan penelitian
lain-lain yang ada kaitannya dengan surat tersebut. Bila lebih satu lembar,
agar diusahakan jangan sampai terpisah antara lembar yang satu dengan yang
lainnya.
4.2.1.5. Pencatatan Surat
Surat yang sudah diproses, selanjutnya dicatat dalam buku agenda menurut
klasifikasi dan kualifikasi masing-masing surat.
Kolom buku agenda surat masuk dapat dibuat seperti berikut ini :
|
Tanggal Penerimaan Surat Masuk
|
Nomor Urut Agenda
|
Tanggal dan Nomor Kode Surat Masuk
|
Alamat Pengirim
|
Hal
|
Lampiran
|
Isi Disposisi
|
Ket
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ada
pula isi buku agenda yang terdiri :
Ø
Nomor agenda : mencatat nomor agenda surat.
Ø
Tujuan surat : mencatat tujuan surat.
Ø
Asal surat : mencatat
dari mana asal surat.
Ø
Nomor surat : mencatat nomor surat.
Ø
Tanggal surat : mencatat
tanggal surat dikirim.
Ø
Tanggal surat masuk : mencatat tanggal surat masuk.
Ø
Perihal : mencatat
perihal surat.
Ø
Keterangan : mencatat
data atau keterangan
tambahan
dalam surat.
Pencatatan surat sangat diperlukan untuk mempermudah pengendalian
surat-surat tersebut. Pencatatan surat masuk pada buku agenda di mulai dari
nomor 1 pada bulan Januari dan berakhir nomor terakhir dalam satu tahun, yaitu
nomor terakhir pada tanggal 31 Desember. Pencatatan surat masuk selalu terjadi
pemindahan dan penyimpanan.
4.2.1.6. Pembagian Surat
Setelah surat-surat dicatat dalam buku agenda dan
dilampirkan lembar disposisi, kemudian surat-surat itu di kirim kepada pihak
yang dituju sesuai dengan isi surat tersebut. Surat untuk pimpinan disampaikan
kepada sekretaris pimpinan dan surat-surat untuk pejabat atau unit yang
dimaksudkan dalam surat, disampaikan kepada petugas atau sekretaris pejabat
yang bersangkutan.
4.2.2. Pengelolaan Surat Keluar
Surat
keluar ialah surat yang lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah di
tandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang telah di buat oleh suatu
instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau di kirim kepada instansi,
kantor atau lembaga lainnya.
Ada
beberapa langkah-langkah atau prosedur dalam pembuatan surat keluar yaitu :
4.2.2.1.
Pembuatan
Konsep Surat
Konsep
surat hendaklah di buat dan di susun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik
untuk mengetiknya. Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat
4.2.2.2.
Pengetikan
dan Penandatangan Surat
Setelah
konsep tersebut disetujui, maka tahap selanjutnya ialah konsep surat tersebut
diketik. Sebelum surat ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang, maka surat
diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.
4.2.2.3.
Pemberian
Nomor Surat
Pemberian
nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada
buku agenda surat keluar.
4.2.2.4.
Pemberian
Cap Stempel
Biasanya,
surat-surat dinas baru dinggap sah apabila dibubuhi cap stempel dari instansi
yang bersangkutan. Cap stempel dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dan
sedikit mengenai tanda tangan.
4.2.2.5.
Pengetikan
Amplop atau Sampul Surat
Sebelum
sampul surat diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan
dipergunakan. Penggunaan amplop hendaknya disesuaikan dengan ukuran kertas
surat dan jumlah lampiran.
4.2.2.6.
Penyusunan
Surat
Kegiatan
penyusunan surat meliputi pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang
digunakan sebagai arsip dikelompokkan. Apabila terdapat lampiran, maka diadakan
pemeriksaan.
4.2.2.7.
Pemeriksaan
Surat
Sebelum
surat-surat dilipat untuk dimasukkan ke dalam amplop, hendaknya diperiksa
terlebih dahulu kelengkapan surat yang meliputi : alamat surat, alamat pengirim
apabila diperlukan, tanggal, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel,
jumlah lampiran.
4.2.2.8.
Melipat
Surat
Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat
sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.
4.2.2.9.
Menutup
Amplop
Setelah
surat dilipat, dimasukkan ke dalam amplop, kemudian amplop ditutup dengan
menggunakan lem atau perekat.
4.2.2.10. Menempelkan Perangko
Setelah
amplop di tutup, maka kemudian perangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop
secukupnya.
4.2.2.11. Pengiriman Surat
Pengiriman
surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu :
4.2.2.11.1. Dikirim secara langsung
Surat
dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan
dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar.
4.2.2.11.2. Dikirim melalui sarana jasa
Surat
keluar bisa di kirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau
sarana jasa pengiriman lainnya.
Pengoptimalan surat pun sangat diperlukan dalam
pengelolaan surat. Cara mengoptimalkan pengelolaan surat bisa dilakukan dengan
cara antara lain :
4.2.1. Meneliti
tiap surat yang masuk dan keluar.
4.2.2. Melakukan
pengarsipan setelah surat diterima oleh pihak pengelola surat.
4.2.3. Menggunakan
komputer sebagai media pengarsipan, dimana saat data yang berhubungan dengan
surat tertentu dicari atau dibutuhkan, maka pencariannya tidak perlu membutuhkan
waktu yang lama.
4.2.4. Dilakukan
pengecekan arsip surat setiap satu bulan sekali, guna mencegah adanya surat
yang tidak tertullis di dalam buku agenda.
Jadi, dalam pengelolaan surat tidaklah semudah yang
sering orang-orang pikirkan. Perlu banyak tahapan-tahapan yang harus dilalui,
seperti memahami nomor atau kode surat, pengarsipan persuratan (baik surat
masuk maupun surat
keluar), penyampaian surat sesuai dengan isi dari
tujuan surat tersebut, serta penulisan surat sesuai dengan konsep pada surat
keluar. Namun bila seseorang mau mendalami ilmu tentang administrasi
persuratan, maka akan mudah baginya untuk lebih mengelola surat secara maksimal.
4.3.
FASILITAS PENDUKUNG DALAM PENGELOLAAN SURAT MASUK
DAN
SURAT KELUAR
Dalam pengelolaan surat, tentu diperlukan berbagai
fasilitas pendukung yang dapat memudahkan pengoptimalan pengelolaan surat masuk
dan surat keluar. Adapun fasilitas pendukung yang telah disediakan oleh Dinas
Pekerjaan Umum antara lain yakni :
4.3.1.
Meja tulis dan Kursi
Meja tulis digunakan untuk memudahkan segala
aktifitas pengelolaan surat, seperti menulis konsep surat keluar, menulis
keterangan yang dibutuhkan untuk dimasukkan ke dalam buku agenda surat masuk
maupun surat keluar. Sedangkan kursi diperlukan oleh pegawai untuk duduk.
4.3.2.
Gunting
Gunting diperlukan untuk menggunting surat, agar isi
surat tidak rusak apalagi sobek.
4.3.3.
Alat-Alat untuk menulis
Alat-alat untuk menulis memang sangat dibutuhkan
dalam kegiatan pengelolaan surat. Alat-alat tersebut antara lain : bolpoin,
penghapus bolpoin, pensil, penggaris, buku dan lain-lain.
4.3.4.
Kipas Angin
Kipas angin digunakan untuk memberikan kenyamanan
bagi para pegawai dalam melaksanakan aktifitasnya. Karena dengan suhu udara
yang panas, akan mempersulit dan membuat kejenuhan dalam pelaksanaan tugas.
4.3.5.
Komputer dan printer
Komputer digunakan untuk menulis naskah atau konsep
surat keluar dan pengetikan lainnya yang berhubungan dengan pengelolaan surat.
Kemudian hasil pengetikan tersebut dicetak menggunakan printer.
4.3.6.
Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy digunakan untuk menggandakan
surat, aau mencetak lebih banyak data-data yang diperlukan pada pengelolaan
surat.
Dengan adanya fasilitas
ini, diharapkan para pegawai di bidang tata usaha bisa bekerja dengan baik dan
benar.
BAB V
PENUTUP
5.1. KESIMPULAN
Berdasarkan
pengamatan yang dilakukan penulis yang tertuang dalam bab sebelumnya, penulis
mendapatkan beberapa kesimpulan antara lain :
5.1.1. Pengelolaan surat dalam suatu instansi sangatlah penting, apalagi bagi
Dinas Pekerjaan Umum, sehingga diperlukan orang-orang yang teliti dan memang
menguasai tentang urusan persuratan agar dapat membantu melancarkan segala
aktivitas Dinas Pekerjaan Umum dan instansi lainnya.
5.1.2. Tata cara
pengelolaan surat masuk yakni pertama penyortiran surat-surat yang masuk,
kemudian pembukaan sampul dan mengeluarkan surat dari sampulnya. Lalu dilakukan
pembacaan surat dan dicatat surat pada buku agenda. Terakhir, lakukan pembagian
surat sesuai dengan tujuan pengirim.
5.1.3. Tata cara pengelolaan
surat keluar yaitu pertama-tama dilakukan pembuatan konsep surat. Apabila
konsep disetujui, dilakukan pengetikan dan penandatangan surat. Diberikan nomor
surat berdasarkan nomor pada buku agenda surat keluar. Setelah itu pemberian
cap stempel sebagai tanda sahnya surat tersebut. Kemudian pengetikan amplop atau
sampul surat serta di lakukan penyusunan
dan pemeriksaan segala kelengkapan surat. Apabila telah selesai, lipatlah
surat sesuai ukuran amplop. Setelah itu menutup amplop dan menempelkan
perangko. Dan terakhir, dilakukan pengiriman surat kepada orang atau instansi
yang dituju sesuai dengan alamat di dalam surat.
5.1.4. Dalam
pengelolaan surat, dperlukan fasilitas pendukung yang berguna untuk membantu
aktifitas pengelolaan surat agar berjalan dengan baik. Adapun fasilitas
tersebut diantaranya : Meja tulis, kursi, gunting, alat-alat tulis, kipas
angin, komputer, printer, dan mesin fotocopy.
5.1.5. Para
pegawai harus mampu mengoptimalkan hasil pekerjaannya dengan mampu secara
teliti dalam mengerjakan tugas pengelolaan surat, karena dari segi fasilitas,
semua telah tersedia dengan baik di kantor Dinas Pekerjaan Umum kabupaten
Kapuas.
5.2. SARAN
Dalam
kesempatan ini penulis akan menyampaikan saran-saran yang bersifat membangun,
dan dapat dijadikan dasar pertimbangan dalam pengelolaan surat yang ada pada
Dinas Pekerjaan Umum kabupaten Kapuas, khususnya di bagian tata usaha sehingga
dapat menjadi lebih baik dan optimal lagi.
Sebaiknya
dalam pencatatan surat masuk, dan surat keluar tidak hanya dicatat dalam buku
agenda saja, namun dilakukan pencatatan dalam komputer secara bertahap dan
teratur. Hal ini dapat mempermudah pegawai tata usaha dalam pencarian data
tentang surat-surat secara cepat.
Arsip Dinas Pekerjaan Umum Kabupaten Kapuas.
LPP Kapuas. 2012. Pedoman Kegiatan Kerja Praktek
dan Penyusun Karya Tulis. Yayasan Abdi Bangsa : Kuala Kapuas.
L
A
M
P
I
R
A
N
thanskyou
ReplyDelete